備用金可以分為定額備用金和非定額備用金兩種。

（1）定額備用金。

定額備用金是指單位經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購(gòu)、售貨找零或差旅費(fèi)等，實(shí)際需要核定一個(gè)現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實(shí)行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)該按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額，使用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報(bào)銷，出納人員將報(bào)銷金額補(bǔ)充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到期終、撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時(shí)才全部交回備用金。

領(lǐng)出備用金時(shí)：

借：其他應(yīng)收款

　　貸：庫(kù)存現(xiàn)金

用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報(bào)銷：

借：管理費(fèi)用

　　貸：庫(kù)存現(xiàn)金

然后出納員將報(bào)銷金額補(bǔ)充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。

只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時(shí)才全部交回備用金，此時(shí)做分錄

借：庫(kù)存現(xiàn)金

　　貸：其他應(yīng)收款

（2）非定額備用金

是指單位對(duì)非經(jīng)常使用的備用金的內(nèi)部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納人員預(yù)借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，多退少補(bǔ)，一次結(jié)清，下次再用時(shí)重新辦理借款手續(xù)。兩者的性質(zhì)，用途，手續(xù)等都不相同。

借款時(shí)：

借：其他應(yīng)收款

　　貸：庫(kù)存現(xiàn)金

報(bào)銷時(shí)：

借：管理費(fèi)用等

　　貸：其他應(yīng)收款

差額計(jì)入庫(kù)存現(xiàn)金。